Автоматическое заполнение актов освидетельствования скрытых работ

Эта статья особенно актуальна для инженеров ПТО, т. к. позволит автоматизировать свой труд по заполнению актов скрытых работ, используя пакет приложений Microsoft Office. Если вы не инженер ПТО, то ничего страшного, т. к. описанная здесь методика полезна в решении самых разных задач, где нужно заполнить большое количество бланков.

Скачать бланк акта скрытых работ в формате word.

Итак, у нас есть пустой акт скрытых работ в файле MS Word (назовем его «Фм-1 в/о Ж/2.doc»):

Бланк акта освидетельствования скрытых работ

Для начала заполним все те поля, которые в ходе работы не будут меняться.

Те поля, которые будут меняться я пометил красным цветом. Это будет выглядеть так:

Далее открываем MS Excel, и создаем таблицу, в шапке которой указываем название меняющихся полей (которые мы пометили красным цветом):

Заполним несколько строчек данной таблицы по общему журналу работ, например, в моем случае для фундамента Фм-1 в/о Ж/2:

Сохраняем таблицу, например: «Фм-1 в/о Ж/2.xls».

Далее возвращаемся в документ word и открываем «пошаговый мастер слияния»:

Вкладка «Рассылки» -> «Кнопка Начать слияние» -> Пункт «Пошаговый мастер слияния…»

В мастере слияния, в качестве типа документа выбираем «письма», нажимаем «Далее. Открытие документа».

Слияние выполняется в 6 этапов:

1 этап. Тип документа — выбираем «Письма».

2 этап. Выбор документа — оставляем «Текущий документ».

3 этап. Выбор получателей — оставляем «Использование списка». Существующий список — нажимаем «Обзор» и выбираем нашу таблицу «Фм-1 в/о Ж/2.xls»., выделяем наш лист, получатели слияния — оставляем по умолчанию — ок. Переходим к следующему этапу.

4 этап. Выделяем меняющееся поле (одно из тех что отмечены красным), например, пусть это будет «число».

На панели слияние нажимаем «Другие элементы…» и выбираем соответствующее поле — «число». —> Вставить.

Не обращайте внимание на то что название поля слишком велико и некрасиво сползает.

Этот этап повторяем для каждого нашего изменяющегося поля.

Макет акта скрытых работ

Этап 5. Просмотр писем. Данные из таблицы Excel вставились в наш акт. Кнопками << и >> можно переключать строки из табл. Excel, тем самым просматривая разные акты.

Этап 6. Завершение слияния. Закрываем мастер слияния.

Переключать записи можно и с панели «Просмотр результатов».

 

Очевидные плюсы такого метода работы:

1) Не нужно хранить сотни актов в разных файлах, тратя время на их редактирование.

2) В таблице очень удобно можно просмотреть хронологию работ.

3) Довольно быстрое внесение изменений в записи.

4) Быстрая замена бланка акта, допустим неправильно написали фамилию мастера, пару щелчков и изменение будет внесено во всех актах одновременно.

5) Удобная и быстрая печать.

 

Скачать примеры из статьи.

28 Комментарии “Автоматическое заполнение актов освидетельствования скрытых работ

  1. Сделал, все работает, но почему то распечатывает с серым фоном вставленное. Как этого избежать?

  2. Доброго времени суток. Может кто — нибудь подсказать! В графе применяемые материалы в АОСР при слиянии , не отображается все, что вбито в аналогичной ячейке в Excel. Что только уже не делал, менял размер шрифта, и т.д ничего не получается. Заранее спасибо

  3. Скоро, в середине марта, в системе можно будет формировать не только акты освидетельствования скрытых работ, но и акт освидетельствования ответственных конструкций и участков инженерных сетей.

  4. Блок функциональности «Исполнительная документация» уже вышел. На сайте http://www.overboss.ru можно посмотреть информацию о функциональности, скриншоты программы, видеоролик, где рассказывается пошагово, как работает сервис (или здесь можно посмотреть тоже http://youtu.be/hxcZDtgJkQQ).

  5. Хороший вариант, но по сравнению с OVERBOSS все-таки сложно, много шагов нужно сделать.

    1. да вообщем если 1 раз выполнить, то потом все очень даже быстро.
      а где можно посмотреть функционал OVERBOSS?

      1. Пока программу приносили просто в организации потестить. Официального выхода пока не было, на сайте про него пока инфы нет. Можно запрос на сайте оставить, тестовый доступ вам дадут, посмотрите.

  6. Столкнулся с тем, что при слияние, если в таблице эксель (база данных) в ячейке знаков (букв) больше определенного количества, то при слиянии в ворде (поле MERGEfield) количество символов рубится, как будто есть какое то ограничение количество выводимых знаков! Как это побежить без всяких изъянов не знаю! Подскажите! (понятнее — в ячейке эксель допустим 600 знаков, при слиянии в ворде отображается только 250 знаков)

    1. Привет, у меня ничего не рубится, выводит все что есть, 2000 символов попробовал, у меня excel 2007.
      Как вариант, попробуйте разделить на разные поля.

      1. Да рад бы, но видимо не все функции знаю! давай скину тебе файл глянешь! Скачал Ваш файл, все нормально, прикрепил свою базу к нему, начало рубиться! Закидывал свои данные в Ваш образец (в эксель базу) все нормально! — Мысль о том, что зависит от количества вставленных полей и плюс данных в них!

  7. Допустим, если вид работ не вмещается в одну строчку, то при слиянии текст переносится не на следующую строчку таблицы, а просто под этим же текстом. Как переместить текста на следующую строку таблицы автоматически?

    1. Не очень понял разницу между «на следующую строчку таблицы» и «просто под этим же текстом».
      Если вам надо чтоб перенос был в определенном месте, создайте еще одно поле, и разместите его под существующим.

      1. можно поделить введенный текст на несколько столбцов по длине строки определенной (длина строки задается в определенной ячейки в начале таблице например) и каждый столбец будет новая строка. И слияние делать не на тот столбец, а на группу столбцов строка1=столбец1, строка2=столбец2 и т.д. по вопросам ищите меня. Радик Кирамов г.Нефтекамск (kiramr(sobachka)yandex.ru) есть в контакте.

  8. Отличная разработка, для линейного итр на строительстве на монолите, вот только бы ещё чтоб температурные листы автоматически заполнялись….

Добавить комментарий для Дмитрий ПТО Отменить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *